Sjekkliste for veileder og student ved behandling av personopplysninger

Før oppstart av bachelor-/masteroppgaven

• Sammen lese all informasjon som følger denne nettsiden om datainnsamling og personvern.
• Sammen lage en fullstendig oversikt over de personopplysningene som skal samles inn og analyseres (behandles) i prosjektet.
• Studenten primært, men i samråd med veileder, skriver informasjon- og samtykkeskriv til informantene/forskningsdeltakere om prosjektet og om deres rettigheter (trinn 5). 
• Studenten oppretter et meldeskjema til NSD Personverntjenester. 
• Student deler meldeskjemaet med veileder. 
• Studenten sørger for at prosjektet skal bruke de sikre tekniske løsningene for innsamling, lagring, overføring og analyse av forskningsdata (personopplysninger) som tilbys ved HINN (=Feide-innlogging). Veileder kontrollerer dette og ser spesielt til at studenten aldri benytter andre skytjenestekontoer uten Feide-innlogging, eller private filmapper for innsamling og lagring av data (trinn 6). 
• Sammen være innforstått med at studentprosjektet ikke kan igangsettes før  studenten har mottatt et gyldig rettslig grunnlag for behandling av de personopplysninger; det vil si samtykker fra de inkluderte detlakerne (trinn 7) og godkjent melding fra NSD Personverntjenester (trinn 8).

Gjennomføringsfasen

• Studenten har kunnskap om hvordan inkluderte forskningsdeltakere (informanter) kan få ivareta sine rettigheter.
• Studenten har kunnskap om å melde eventuelle eventuelle avvik, dvs. melde brudd på informasjonssikkerheten. 
• Studenten har kunnskap om å sende endringsmelding til NSD Personverntjenester dersom det oppstår/kommer til å oppstå avvik fra opprinnelig prosjektplan, f.eks: 
  • dato for prosjektslutt/anonymisering
  • endring av utvalg som har innvirkning på kriterier for samtykke 
  • endring av typer data 
  • tilføying av metoder 
  • endring av prosjektansvarlig (krever bekreftelse fra tidligere og ny ansvarlig)
  • endring av behandlingsansvarlig institusjon (krever bekreftelse fra minst instituttleder ved tidligere og ny behandlingsansvarlig)

Avslutning

• Veileder må kontrollere at studenten har fjernet/slettet/vasket ut alle direkte og indirekte personopplysninger i data som oppbevares etter prosjektslutt, og at kodebok/ koblingsnøkkel blir slettet og at ingen duplikater av datasett eksisterer.
• Sammen se til at øvrige data blir oppbevart etter prosjektslutt (arkiveres). Husk at studenten eier sine data, dersom det ikke er en del av et større forskningsprosjekt.
• Sendt sluttmelding til NSD Personvernombudet.