Arbeidslivsportalen for praksisstedene en komplett oversikt over bestillinger fra alle sine samarbeidspartnere samlet på ett sted.
Portalen gir oversikt over alle praksisplassene som er meldt inn fra din organisasjon, samt hvor i organisasjonen praksisplassene finnes. Dette gjør det enklere å sammenligne behov forespeilet fra utdanningsinstitusjonen opp mot hvilken kapasitet praksisstedet har.
God oversikt fir deg raskere håndtering av praksis og støtter et godt samarbeid mellom utdanning og arbeidsliv.
Rettigheter og personvernerklæring som ansatt på arbeidssted med studentpraksis
Tilgang til ALP
Før dere kan ta i bruk ALP må HINN ha invitert inn en praksisstedsadministrator. Denne får i etterkant en varselepost fra ALP. E-posten inneholder en lenke som administratoren må logge på med første gang. Administrator vil være ansvarlig for å invitere inn flere brukere på sitt praksissted.
Merk: Vær oppmerksom på at alle som inviteres til ALP må bruke lenken i varseleposten og logge inn via ID-porten i løpet av 14 dager, ellers går invitasjonen ut.
Koordinatorer får ansvaret for å ta imot bestillinger på praksisplasser fra HINN, legge til veiledere på praksisaktiviteten og sende kapasitet tilbake.
Merk: Praksisstedsadministrator kan også være koordinator på en eller flere praksisaktiviteter.
Veiledere bruker ALP til å se hvilke studenter de har fått tildelt fra HINN.
For praksisstedsadministrator/-koordinatorer:
Praksisadministrators oppgaver
1. Legg inn/oppdater opplysninger om praksissted
For at studentene skal få et godt innblikk i deres praksissted, bør dere legge inn/oppdatere informasjonen i ALP.
Se brukerveiledningen Hvordan legge inn informasjon om praksisstedet ditt
2. Legg inn/oppdater opplysninger om deg selv
Se brukerveiledningen Hvordan registrere/endre informasjon om deg selv i ALP
Merk: Som administrator i ALP har du også mulighet til å endre informasjon på andre brukere. Det gjør du på samme måte som om du skulle endre på deg selv. Se overnevnte brukerveiledning.
3. Sjekk at de som skal være veiledere og koordinatorer er invitert til ALP
Det ser du ved å klikke på Min organisasjons og stå i fanen Kollega. Er de ikke i listen der, må du invitere dem. Se brukerveiledningen Hvordan invitere nye praksisstedbrukere til ALP
4. Gjør evt. endringer i tilganger og/eller rettigheter på allerede eksisterende brukere
Se brukerveiledningen Hvordan endre tilgangsnivå og/eller rettighet for en bruker
Om en bruker ikke lenger skal ha tilgang til ALP har du mulighet til å slette brukeren. Det gjør du ved å klikke på Min organisasjon og så klikke på Slett bruker i kolonnen helt til høyre.
Praksiskoordinators oppgaver
1. Legg inn/oppdater opplysninger om deg selv
Se brukerveiledningen Hvordan registrere/endre informasjon om deg selv i ALP
Merk: Er du registrert som administrator i ALP har du også mulighet til å endre informasjon på andre brukere. Det gjør du på samme måte som om du skulle endre på deg selv. Se overnevnte brukerveiledning.
2. Motta bestilling fra HINN
Det første som skjer i selve administreringen av en praksisaktivitet er at dere mottar en eller flere bestillinger på antall plasser HINN ønsker.
Har det kommet inn bestillinger, sendes det ut en varselepost fra ALP i løpet av natten, hvor alle bestillinger som har kommet inn foregående dag er samlet.
3. Registrer inn veiledere og evt. flere koordinatorer på praksisaktiviteten
Se brukerveiledningen Hvordan legge koordinator og veiledere på en praksisaktivitet i ALP
4. Registrer inn kapasitet og send tilbake til HINN
Se brukerveiledningen Hvordan legge inn kapasitet og sende til HINN
5. Motta fordelte studenter fra HINN
Etter at du har sendt inn kapasitet, vil HINN fordele studentene på praksissteder, tilegne dem underviser fra egen institusjon og veileder fra praksisstedet. Når det er gjort, deler de resultatet med dere slik at dere kan se hvilke studenter dere har fått.
Se brukerveiledningen Hvordan sjekke hvilke studenter dere har fått tildelt.
For veiledere:
Hvordan finne studentene du skal være veileder for
Etter at HINN har fordelt studentene og tildelt dem veiledere, kan du gå inn og se hvilke studenter du skal være veileder for.
- Logg på ALP
- I kolonnen til venstre klikker du på Praksiskalender
Merk: Om bestillingen fra HINN er sendt for en praksisperiode i inneværende semester, vil du også finne en direkte lenke til praksisperioden på forsiden av ALP.
- Klikk på aktuell praksisperiode i kalenderen
- Åpne fanen Fordeling
Her får du en oversikt over hvilke studenter som er fordelt til deg. Om undervisere (dvs. veiledere fra utdanningsinstitusjonen) alt er lagt til, vises disse også.
Du finner kontaktinformasjon for den enkelte student og underviser ved å klikke på dennes navn.
Hvordan registrere/endre informasjon om deg selv i ALP
Merk: For å kunne registrere eller endre informasjon om deg selv i ALP må du ha skriverettighet. Har du kun leserettighet må du be administrator om å registrere/endre for deg.
- Logg på ALP
- I kolonnen til venstre klikk på navnet ditt
Nå får du opp en side som viser informasjonen som er registrert på deg.
Merk: Du finner både deg selv og andre på samme praksissted under Min organisasjon ved å velge fanen Kollega.
- Klikk på Endre
- Sjekk at navnet ditt er skrevet riktig, og endre om det er feil
- Sjekk at e-post/telefon stemmer
- Legg inn informasjon om deg selv
Det står en liten beskrivelse av hva slags informasjon det er ønsket at du legger inn. Om du er veileder er det i tillegg fint om du legger inn hvilke fag du underviser og veileder i.
Merk: Det du legger inn her vises for ansatte og studenter ved HINN når de har logget på Arbeidslivsportalen og går inn på praksisstedet.
- Klikk på Lagre.
Merk: Nederst på siden står det hvilket tilgangsnivå og hvilken rettighet du er registrert med, samt en oversikt over hvilke praksisaktiviteter du er registrert som veileder på inneværende studieår.