Begrunnelsen bør vise hvordan relevant kompetanse er representert ved de enkelte medlemmer og hvordan komiteen samlet dekker avhandlingens fagfelt. Habilitetsreglene i forvaltningsloven gjelder for komiteens medlemmer.
Om bedømmelseskomitèen
Komiteen skal samlet dekke avhandlingens fagfelt, bestå av minst tre medlemmer og settes sammen slik at:
- begge kjønn er representert
- kun ett av medlemmene er ansatt ved Høgskolen i Innlandet
- minst ett av medlemmene ikke har hovedstilling ved en norsk institusjon
- alle medlemmene har doktorgrad eller tilsvarende kompetanse.
Doktoranden skal underrettes om forslaget til komiteens sammensetning. Doktoranden kan gi merknader til forslaget, senest innen én uke etter at forslaget til sammensetning er gjort kjent, slik at fakultetet i sin behandling er best mulig informert om mulig inhabilitet eller andre avgjørende forhold også gjennom informasjon fra kandidaten. Etter at fakultetet har oppnevnt bedømmelseskomiteen sendes avhandlingen til komiteen.
Da får komiteen frist for innlevering av innstilling og om å sette en tentativ disputasdato i samarbeid med fakultetet.
For å sikre rask saksgang oppnevner fakultetet ett av medlemmene som leder av komiteen. Dette bør være en representant fra institusjonen. Når særlige grunner tilsier det, kan fakultetet, blant egne vitenskapelig tilsatte, i stedet oppnevne en administrerende leder som ikke deltar i den faglige bedømmelsen av avhandlingen.
Komiteens leder har ansvar for å organisere komiteens arbeid, herunder sørge for at arbeidet kommer raskt i gang og at tidsrammen for komitéarbeidet overholdes. Lederen skal bidra til å samordne komiteens innstilling om avhandlingen og avklare arbeidsdelingen mellom komitémedlemmene under disputasen.
Doktorgradsavhandlingen oversendes til komiteen med en oversikt over hvor arbeidet er utført og hvem som har vært veiledere(n), og en dokumentasjon av det forskeropplæringsprogrammet kandidaten har fulgt og fått godkjent. Kandidatens gjennomføring av opplæringsdelen er allerede godkjent og skal ikke godkjennes på nytt av komiteen, men oversendes som informasjon som kan tillegges vekt ved komiteens formulering av oppgitt tema for prøveforelesning.
Hvis en kandidat har fått underkjent avhandling, og leverer inn et nytt arbeid til bedømmelse, kan ph.d.-utvalget oppnevne en komité bestående av de samme, eller delvis de samme, medlemmene som ved forrige gangs vurdering eller det kan oppnevne en helt ny komité. Komiteen skal da opplyses om at det er andre gang avhandlingen leveres til bedømmelse.
Habilitetskrav til komitémedlemmer
Habilitetsreglene i forvaltningsloven gjelder for komiteens medlemmer.
I HINNs ph.d.-forskrift § 14 er det også fastsatt at oppnevnte veiledere og andre som har bidratt til doktorgradsarbeidet, heller ikke kan være medlem av bedømmelseskomiteen eller administrere den. Med mindre det foreligger tydelig brudd på habilitetskravet i forvaltningsloven § 6., som for eksempel familiære relasjoner eller økonomiske interesser, er det komitémedlemmet selv som avgjør om man er habil eller ikke. Her er det følgende passasje i forvaltningsloven som gjelder for vurderingen:
«Likeså er han ugild når andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til. Det skal også legges vekt på om ugildhetsinnsigelse er reist av en part.»
For å sikre tilliten til at HINNs doktorgrader er på høyt nivå er det svært viktig å unngå habilitetsinnsigelser i forbindelse med vurdering av våre doktorgrader. Derfor ber HINN om at alle forespurte komitémedlemmer redegjøre hvis de har nære samarbeidsrelasjoner som kan tenkes å være til hinder for en uhildet bedømmelse. I denne vurderingen er følgende spørsmål veiledende for komitémedlemmet:
Har du:
- felles publikasjoner med kandidaten?
- felles publikasjoner med ph.d.-kandidatens veileder(e) de siste fire år?
- hatt en veilederfunksjon uten å være formelt oppnevnt?
- et pågående nært faglig samarbeid med kandidat eller veileder(e)?
- en nær personlig tilknytning til kandidat eller veileder utover det som er eksplisitt nevnt i forvaltningsloven § 6.?
Dersom det svares ja på noen av disse spørsmålene bes komitémedlemmet om å gjøre en vurdering av egen habilitet overfor fakultetet. Det er viktig å presisere at man kan regne seg som habil selv om man har publikasjoner og faglig samarbeid med kandidat eller veileder, siden det vanligvis ikke gir noen personlig fordel i at en avhandling godkjennes eller ikke godkjennes. Kun i de tilfeller der særegne forhold kan gjøre at tilliten til upartisk behandling blir svekket i betydelig grad, eller annen part krever det, kan høgskolen overstyre komitémedlemmets vurdering og vurdere det dit hen at vedkommende ikke bør delta i bedømmelseskomiteen.
Oppnevning av settemedlem
Dersom et av bedømmelseskomiteens medlemmer er forhindret fra å delta i prøveforelesning og/eller disputas kan dekan, jf. ph.d.-forskriften §14 og §19-2, oppnevne et settemedlem (et nytt medlem) til bedømmelseskomiteen. I slike tilfeller gjelder følgende:
- Oppnevningen av settemedlem skjer i dialog med komiteens administrator.
- Doktorand underrettes så snart settemedlem er oppnevnt.
- Habilitetskravet gjelder for settemedlemmer og fakultetet.
- Dersom et av de eksterne medlemmene av komiteen ikke kan delta, trer HINNs interne medlem inn som stedfortreder og fyller opponentrollen.
- Dersom HINNs interne medlem ikke kan delta, eller må opptre som stedfortreder for opponent, oppnevner fakultetet et settemedlem.