– Dette er en anerkjennelse som vi er stolte av. Tildelingen bekrefter at vi jobber godt med å innfri de forpliktelsene vi har som offentlig institusjon til å innfri det regelverket som gjelder for dokumentasjonsforvaltning sier Jan Aasen, fungerende direktør i avdeling for digitalisering og infrastruktur ved HINN.
Systematisk arbeid
Det er Norsk Arkivråd som hvert år deler ut prisen for å hedre fremragende arbeid og utvikling innen dokumentasjonsforvaltning og informasjonsstyring.
Juryen berømmer Seksjon for dokumentasjon og informasjonsforvaltning ved HINN for systematisk tilnærming til å etablere styringsdokumenter innen fagområdet.
Seksjonen har skaffet oversikt over høgskolens informasjonssystemer som inneholder bevaringsverdig informasjon, og sørget for en plan for å sikre at denne informasjonen forvaltes på en god måte.
Kompetent fagmiljø
– Medarbeiderne som har gjort jobben, har lagt grunnlaget for at vi kan etterleve lovverket innen fagområdet. Fagmiljøet i den aktuelle seksjonen er lite, men tildelingen bekrefter at miljøet både er dyktig og kompetent, sier Jan Aasen.
Prisen ble delt ut av juryens leder Anja Vestvold på Norsk Arkivråds høstseminar.
Norsk Arkivråd er landets største faglige interesseorganisasjon for dokumentasjonsforvaltning, informasjonsforvaltning og arkiv. Organisasjonen har medlemmer fra alle deler av landet og fra bedrifter og organisasjoner fra offentlig og privat sektor.
Juryens begrunnelse
Juryen begrunner årets tildeling slik:
Årets vinner har etablert en «Plan for langtidsbevaring av elektronisk arkiv» som er en del av virksomhetens dokumentasjonsstrategi.
Planen gir en oversikt over informasjonssystem som vedlikeholder arkiv som skal bevares samt at det er laget anbefalinger for valg av metode for uttrekk og overføring av arkiv.
Gjennom å utarbeide denne type oversikter og planer sikrer virksomheten at informasjonen som skapes og lagres i virksomheten skjer på en effektiv, sikker og pålitelig måte.
Planen er implementert og forankret hos systemeiere som er ansvarlige for systemer som lagrer bevaringsverdig informasjon og er et av virksomhetens styrende dokumenter.
Opplysninger om virksomhetens informasjonssystemer og plan for langtidsbevaring er publisert og gjort tilgjengelig for ansatte i deres dokumentasjonsstrategi. Planen gir en god beskrivelse av virksomhetens informasjonsflyt, som er verdifullt også for andre fagområder i virksomheten som for eksempel personvernombudet og informasjonssikkerhetsansvarlig.
Arbeidet fram mot denne oversikten og planen har vært lang.
Vi vil berømme årets prisvinner for den systematiske tilnærmingen til å etablere disse styringsdokumentene for dokumentasjon.
Vi legger spesielt merke til den refleksjonen som ble gjort i gjennomføringen når man ikke oppnådde forventet resultat ved bruk av omfattende og arkivfaglig korrekte kartleggingsskjema.
Vi legger merke til at årets prisvinner tok med seg læringspunkter som innebar at man tok mottakerens perspektiv og ved restart av prosjektet endret metode uten at det gikk utover kvaliteten på resultatet. Å ta mottakerens perspektiv bidrar til å fremme dokumentasjonsforvaltningens rolle i virksomheten fordi man med det blir opptatt av verdien dokumentasjonen har i oppgaveløsingen.
Med dette tildeler vi Seksjon for dokumentasjon og informasjonsforvaltning ved Høgskolen i Innlandet prisen som «Årets arkiv».