1) Kort om Inspera
Inspera er et digitalt web-basert eksamenssystem som brukes til skole- og hjemmeeksamen, og til innlevering av studentoppgaver som skal karaktersettes. Brukere av Inspera er studenter, oppgaveforfattere, sensorer og studieadministrasjonen.
2) Hva er en personvernerklæring?
Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Høgskolen i Innlandet håndterer dine personopplysninger i Inspera. Formålet med denne personvernerklæringen er å informere deg som student om hvilke personopplysninger som behandles, hvordan de behandles, hvem som er ansvarlig for behandlingen, hvilke rettigheter du har og hvem du kan kontakte.
3) Hva regnes som personopplysninger?
Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til deg som enkeltperson, jf. GDPR artikkel 4 nr. 1. Det avgjørende for om en opplysning er en personopplysning er om opplysningene kan knyttes til en identifisert eller identifiserbar fysisk person. Opplysninger som alene ikke kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor de forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning hvis de indirekte identifiserer en person.
4) Formålet med, samt rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger i Inspera
Personopplysninger behandles i digital eksamen systemet for å gjennomføre hele eller deler av eksamensprosessen (utarbeidelse og innlevering av besvarelser, sensur, studieadministrasjon, begrunnelser for vurdering/karakter og klagebehandling) i ulike fag/emner.
Behandlingen hjemles i universitets- og høyskoleloven § 4-15. Behandlingen er også nødvendig for at Høgskolen i Innlandet skal kunne oppfylle sin avtale med deg som student og for utøvelse av offentlig myndighet.
5) Hvilke personopplysninger blir behandlet i Inspera og hvor lenge lagrer vi dine personopplysninger?
I digital eksamen behandles opplysninger kandidatnavn og -nummer, fødselsnummer, emne/fag, språk/språkform, kontaktinformasjon, oppmøte, eksamensbesvarelser, karakter, navn og kontaktinformasjon for sensorer. Forespørsler om begrunnelse for karakterer og selve begrunnelsene, klager på karakter og vedtak i klagesak kan bli behandlet i Inspera.
Sensitive personopplysninger behandles i utgangspunktet ikke i Inspera.
Personopplysningene i Inspera lagres i utgangspunktet til evig tid.
Personopplysningene i Inspera en nødvending forutsetning for å kunne avlegge eksamen ved HINN, og er ikke basert på samtykke fra studenten.
Personopplysningene hentes fra Felles Studentsystem (FS) og innloggingsopplysninger via Feide, for eksempel navn og rolle i organisasjonen.
6) Automatiske beslutninger
Det fattes ikke automatiserte beslutninger ved hjelp av Inspera.
7) Vi utleverer dine personopplysninger til andre
Personopplysninger utleveres til eksamensløsningenes leverandører og deres underleverandører, samt til plagiatkontroll leverandøren dersom denne benyttes for den aktuelle eksamen. Dersom tredjepartsprogramvare benyttes som moduler, vil personopplysninger også kunne flyte til disse leverandørene.
Se personvernerklæring fra leverandøren (Inspera AS):
http://www.inspera.com/gdpr_declaration_to_end_users
8) Sikkerheten rundt dine personopplysninger
Det gjennomføres regelmessig risiko- og sårbarhetsanalyse for å sikre dine personopplysninger i Inspera. I tillegg er det iverksatt sikkerhetstiltak, slik som tilgangskontroller, for å forhindre at flere ansatte enn nødvendig får tilgang på dine personopplysninger.
9) Dine rettigheter
Rett til informasjon og innsyn
Du har krav på å få informasjon om hvordan Høgskolen i Innlandet behandler dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen er ment å inneholde den informasjonen du har rett til å få.
Du har også rett til å se/få innsyn i alle personopplysninger som er registrert om deg ved Høgskolen i Innlandet. Du har også rett til å få utlevert en kopi av personopplysninger om deg, dersom du ønsker det.
Rett til korrigering
Du har rett til å få uriktige personopplysninger om deg korrigert. Du har også rett til å få ufullstendige personopplysninger om deg supplert. Dersom du mener vi har registrert feil eller mangelfulle personopplysninger om deg, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner og evt. dokumenterer hvorfor du mener personopplysningene er feil eller mangelfulle.
Rett til å begrense behandlingen
I enkelte tilfeller kan du har rett til å kreve behandlingen av dine personopplysninger blir begrenset. Begrensning av personopplysninger vil si at personopplysningene fortsatt blir lagret, men at mulighetene for videre behandling blir begrensede.
Dersom du mener at personopplysningene er feil eller mangelfulle, eller har fremmet en innsigelse mot behandlingen (se mer om dette under), har du rett til å kreve at behandlingen av dine personopplysninger midlertidig blir begrenset. Det vil si at behandlingen blir begrenset inntil vi evt. har rettet dine personopplysninger, eller har fått vurdert om innsigelsen din er berettiget.
I andre tilfeller kan du også kreve en mer permanent begrensning av dine personopplysninger. For å ha rett til å kreve begrensning av dine personopplysninger, må vilkårene i personopplysningsloven og GDPR artikkel 18 være oppfylte. Dersom vi mottar en henvendelse fra deg om begrensning av personopplysninger, vil vi vurdere om lovens vilkår er oppfylte.
Rett til sletting
I noen tilfeller har du rett til å kreve at vi sletter personopplysninger om deg. Retten til sletting er ikke en ubetinget rett, og hvorvidt du har rett til sletting må vurderes i lys av gjeldende lover om personvern, det vil si personopplysningsloven og GDPR. Dersom du ønsker å få slettet dine personopplysninger, ber vi deg om å ta kontakt med oss. Det er viktig at du begrunner hvorfor du ønsker at personopplysningene blir slettet, og om mulig også opplyser hvilke personopplysninger du ønsker å få slettet. Vi vil da vurdere om vilkårene for å kreve sletting i loven er oppfylt. Vær oppmerksom på at lovverket i enkelte tilfeller gir oss anledning til å gjøre unntak fra retten til sletting. For eksempel vil dette være tilfelle når vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser som arkivering, forskning og statistikk.
Rett til å fremme innsigelse
Du kan ha rett til å fremme en innsigelse mot behandlingen, det vil si protestere mot behandlingen, dersom du har et særskilt behov for å få stanset behandlingen. F.eks. hvis du har et beskyttelsesbehov, fortrolig adresse, eller lignende. Innsigelsesretten er ikke en ubetinget rett, og den avhenger av hva som er det rettslige grunnlaget for behandlingen, og om du har et særskilt behov. Vilkårene går frem av GDPR artikkel 21. Hvis du fremmer en innsigelse mot behandlingen, vil vi vurdere om vilkårene for å fremme en innsigelse er oppfylt. Dersom vi kommer til at du har rett til å protestere mot behandlingen, og at innsigelsen er berettiget, vil vi stanse behandlingen og du vil også kunne kreve sletting av opplysningene. Vær oppmerksom på at vi i enkelte tilfeller likevel kan gjøre unntak fra sletting, f.eks. hvis vi er nødt til å lagre personopplysningene for å oppfylle en oppgave vi er pålagt etter universitets- og høyskoleloven, eller for å ivareta viktige samfunnsinteresser.
Rett til å klage over behandlingen
Dersom du mener vi ikke har behandlet personopplysningene på en korrekt og lovlig måte, eller hvis du mener at vi ikke har klart å oppfylle dine rettigheter, har du mulighet til å klage over behandlingen. Du finner informasjon om hvordan du kan kontakte oss under pkt. 10.
Dersom vi ikke tar klagen din til følge, har du mulighet til å fremme klagen for Datatilsynet. Datatilsynet er ansvarlig for å kontrollere at norske virksomheter overholder bestemmelsene i personopplysningsloven og GDPR, ved behandling av personopplysninger.
10) Kontakt
Behandlingsansvarlig
Høgskolen i Innlandet (HINN) er hovedansvarlig for behandlingen av personopplysningene i Inspera.
Dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter som er omtalt i punkt 9 ovenfor, kan du ta kontakt på saft@inn.no. Vi vil behandle din henvendelse uten ugrunnet opphold, og senest innen 30 dager.
Personvernombud
Høgskolen i Innlandet har et personvernombud som skal ivareta personverninteressene til både studenter og ansatte ved Høgskolen i Innlandet. Personvernombud for administrative behandlinger av personopplysninger ved Høgskolen i Innlandet kan nås via e-post: personvern@inn.no