1.Innledning
Denne personvernerklæringen gjelder Studentorganisasjonen i Innlandet (StInn) sin behandling av personopplysninger som behandlingsansvarlig. StInn samler normalt ikke inn personopplysninger om personer som ikke har et forhold til StInn. Innsamling vil skje i forbindelse med at studenten er tillitsvalgt, har verv eller lignende, eller ved påmelding til arrangement.
Hvor andre enn StInn vil behandle dine personopplysninger vil det bli gjort i henhold til denne personvernerklæringen (for nærmere beskrivelse, se databehandleravtalen mellom StInn og HINN)
Denne personvernerklæring vil fortelle hvordan personopplysninger samles inn og hvordan disse behandles. Ved spørsmål kan det tas kontakt med personvernombudet ved Høgskolen i Innlandet.
2. Hva er personopplysninger
Personopplysninger er alle former for data, informasjon, opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en enkeltperson. Det avgjørende om en opplysning er personopplysning, er om opplysningen kan identifisere en konkret person. Opplysninger, som ikke alene kan knyttes til en enkeltperson, kan i tilfeller hvor opplysningen forekommer sammen med andre data utgjøre en personopplysning.
3. Hva slags informasjon som samles inn.
StInn samler normalt ikke inn personopplysninger. Personopplysninger som lagres, blir innsendt av de som påtar seg verv, er tillitsvalgt eller lignende, og ved påmelding til arrangement og aktiviteter.
Personopplysninger som samles inn og behandles:
- Navn
- Personnummer
- Adresse
- Kontonummer
- Studentnummer
- Studietilhørighet
- Telefonnummer
- Verv/rolle
- Epost
- Foto
Personopplysninger som samles inn i forbindelse med påmelding til arrangement/aktivitet og lignende:
- Navn
- Epost / telefon
- Studietilhørighet
- Diett og/eller matpreferanser
- Hvilket verv man innehar/organ man representerer
- Annet
4. Formål og behandlingsgrunnlag
Det følger flere formål med innsamling og behandling av personopplysninger. Formålet med StInns behandling av personopplysninger er å kunne utføre oppdraget og tjenesten på en sikker og hensiktsmessig måte. Dette innebærer blant annet:
- Ha oversikt over og kunne kommunisere (opplæring, møter) med de som er eller har vært tillitsvalgte, har/hatt verv o.l, og gi de tillitsvalgte tilgang til de nødvendige IT-systemer som benyttes
- Utbetaling av lønn, honorar
- Påmelding til arrangement
- Kunne behandle innsendte henvendelser til StInn
- Markedsføring, publisering av tekst og foto i media.
- Ha oversikt over tidligere deltakere med verv og lignende stilling, og kunne verifisere disse i en rimelig tid etter fratredelse.
Rettslige grunnlaget for StInns behandling av personopplysninger om de som har en rolle (tillitsvalgte, verv o.l) er at behandlingen er nødvendig for å oppfylle avtalen som den registrerte er part i, GDPR art. 6 nr.1 bokstav b.
Videre følger behandlingsgrunnlaget i GDPR art. 6 nr.1 bokstav f for behandling av personopplysninger for verifiseringsformål.
Personopplysninger vil ikke brukes til markedsføringsformål uten at det foreligger uttrykkelig samtykke til dette, GDPR art. 6 nr.1 bokstav a. Det er kun bilder som StInn har skriftlig samtykke til som vil bli publisert, delt eller arkivert i StInns bildedatabase.
5. Hvor lenge lagres personopplysninger
Personopplysninger lagres ikke lenger enn det som er nødvendig. Opplysninger som ikke er nødvendige etter det formålet de ble samlet inn for, slettes.
6. Dine rettigheter
Når StInn har behandlet personopplysninger om deg, har du rett til:
- Få innsyn i de opplysninger som er lagret om deg, og få disse utlevert
- Få korrigert, eller slettet uriktige personopplysninger
- Trekke et eventuelt samtykke
- Klage til korrekt instans (Datatilsynet) dersom behandlingsansvarlig ikke behandler personopplysninger i henhold til gjeldende lovverk.
7. Endringer
Det vil kunne bli gjort mindre endringer i personvernerklæringen. Det vil varsles ved større og vesentlige endringer.