Det er viktig at kvalitetsarbeidet forankres i studieprogramutvalget for å sikre medvirkning og dialog. Samtidig skal arbeidet ha en tydelig ledelse med en studieprogramansvarlig. Studieprogramansvarliges rapport operasjonaliserer mål og delmål i kvalitetssystemet og sikrer refleksjon på flere nivå i organisasjonen.
Kort om kvalitetsarbeid på studieprogramnivå
Figuren viser hovedprosessene i i kvalitetsarbeidet på studieprogramnivå:
Hvert studieprogram ledes av en studieprogramansvarlig som leder studieprogramutvalget . Studentene er representert i dette utvalget.
Alle emner skal ha en emneevaluering. Hvert emne på studieprogrammet ledes av en emneansvarlig. Emneansvarlig bruker evalueringen, samt andre erfaringer fra gjennomføringen av emnet til å skrive emneansvarliges rapport. Kvalitetsarbeidet på emnenivå beskrives på egen side.
Studieprogramansvarlig bruker rapportene fra de emneansvarlige, samt nøkkeltall for studieprogrammet til å utforme studieprogramansvarliges rapport. Denne behandles i studieprogramutvalget før den løftes til fakultetsledelsen.
Disse ordningene utgjør en standardmodell som skal følges i kvalitetsarbeidet for det enkelte studieprogram. Modellen er i hovedsak lik for alle studieprogram, men i enkelte program er det nødvendig med tilpasninger for å oppnå formålet for kvalitetsarbeidet:
Studieprogramutvalg skal finnes på alle studieprogram. Utvalget er et rådgivende organ for studieprogramansvarlig. Utvalget er en pådriver for videreutvikling av studiekvalitet. Utvalget ledes av studieprogramansvarlig, møtes til vanlig to ganger hvert semester og består av studieprogramansvarlig, emneansvarlige tilknyttet studiet og studenttillitsvalgte fra alle årstrinn.
Sammensetningen av utvalget kan i spesielle tilfeller tilpasses studienes egenart, og godkjennes av dekanen. I små og kortvarige studieprogram kan formålet oppnås ved en enklere organisering. Det sentrale formålet er at studentenes stemme høres og tas på alvor i en strukturert og åpen ordning.
Studieprogramutvalgene behandler følgende saker:
Planlegging og oppfølging av studentevalueringer på studieprogrammet og emnet
Oppfølging av større sentrale evalueringer på studieprogramnivå
Revisjon av emnebeskrivelser og studieplan
Sosialt miljø og sosiale tiltak på studiet
Studieprogramansvarligs årlige kvalitetsrapport til fakultetsledelsen
Andre saker som studenter og eller andre anser som viktige i arbeidet med studiekvalitet.
Referat fra møtene godkjennes av de tilstedeværende, både studenttillitsvalgte og ansatte. Referatet legges i kvalitetssystemets filarkiv i fakultetets Canvas-rom. Dette filarkivet har egne mapper for det enkelte studieprogram hvor dokumentene arkiveres.
Referatet regnes også som arkivverdig og skal derfor også arkiveres i P360 etter en egen rutine.
Årshjul
Aktuelt innhold på møtene avhengig av tid på året:
Første møte på høsten: Gjennomgang av siste års evalueringsoppsummeringer. Planlegging og oppfølging av emneevalueringer, Planlegging av utvalgets møter gjennom året.
Møte i november/desember: Gjennomgang av Studiestartundersøkelsen, Studieprogramansvarliges rapport,
Møte tidlig i februar: Gjennomgang av Studiebarometeret,
Møte sent på vårsemesteret: Gjennomgang av nøkkeltall for studieprogrammet, revisjon av emnebeskrivelser og studieplan, oppfølging av studieprogramansvarliges rapport.
Studieprogramansvarlig har det daglige ansvaret for studiekvaliteten og for kvalitetsarbeidet på sine respektive studier.
Oppgaver
I forbindelse med kvalitetsarbeidet har studieprogramansvarlig følgende oppgaver:
Til vanlig to ganger i semesteret innkalle til og lede studieprogramutvalg, Se også årshjul for studieprogramutvalg. Studieprogramansvarlig har også ansvar for at det skrives referat fra møtene. Godkjente referater skal distribueres på fastlagt måte og vedlegges studieprogramansvarliges rapport.
Påse at evalueringene på studiet er hensiktsmessige og gjennomføres i tråd med dekanens godkjenning. Studieprogramansvarlig skal bruke diskusjonene i studieutvalgene til å foreslå for dekan hvordan evalueringsrutinene skal være på studiet.
Ansvar for at valg av klassetillitsvalgte studenter gjennomføres. Dette kan delegeres til emneansvarlige/studiekoordinatorer/lærere som sørger for at det velges tillitsvalgte med vara på alle nivåer på studiet. Valg av klassetillitsvalgte skal avholdes i løpet av to uker etter semesterstart.
Ansvar for å iverksette forbedringstiltak underveis i undervisningsåret (også forbedringstiltak som besluttes på fakultetsnivå).
Ansvar for å legge til rette for og initiere videreutvikling av studietilbudene, herunder ta initiativ til/legge til rette for å utrede nye studier eller revidere eksisterende studier.
En gang i året skrive studieprogramansvarliges rapport
Hver studieprogramansvarlig vil også ha en fullstendig funksjonsbeskrivelse som også viser stillingens øvrige funksjoner.
Studieprogramansvarliges rapport
Kort om studieprogramansvarliges rapport
Frist: 1. juli hvert år (fakultet kan endre denne fristen etter egne behov)
Periode: Rapporten skal gjelde siste studieår
Rapporten bør ferdig utfylt være innenfor 4-8 sider. Det er naturlig at omfanget varierer i henhold til hvilken type studieprogram det dreier seg om (årsstudium, BA, MA).
Rapporten arkiveres i P360 og sendes på godkjenning til prodekan for utdanning på programmets fakultet.
Rapporten blir gjort tilgjengelig i kvalitetssystemets filarkiv i fakultetets Canvas-rom. Dette filarkivet har egne mapper for det enkelte studieprogram hvor dokumentene arkiveres.
Studieprogramansvarliges rapport skal dokumentere det kvalitetsarbeidet som gjøres på studieprogramnivå. Kvalitetsarbeidet har to sentrale krav:
Kvalitetsarbeidet skal være forankret i kunnskap fra ulike undersøkelser og evalueringer (emneevalueringer, studiestartundersøkelsen, Studiebarometeret, kandidatundersøkelser og periodiske studieprogramevalueringer), samt andre erfaringer fra studieprogrammet (Studietilsynsforskriften § 4-1. (4)).
Kvalitetsarbeidet er en kontinuerlig lærende prosess som tar tak i en utfordring, planlegger tiltak, gjennomfører dem, evaluerer og forbedrer før man gjennomfører på nytt og eventuelt gjør nye endringer (Studietilsynsforskriften § 4-1. (5)).
Malen for studieprogramansvarliges rapport er generell nok til å kunne romme ulike lokale tilnærminger til denne prosessen, med disse to sentrale kravene som ramme.
Overordnet
Studieprogramansvarliges rapport skal vurdere studiekvaliteten i studieprogrammet i forrige studieår. På denne siden har vi samlet forklaringer og verktøy som kan være nyttig for deg når du skriver rapporten.
HINNs kvalitetssystem for utdanning. Studieprogramansvarliges rapport, prosess.
Figuren over viser den prosessen vi ser for oss når du arbeider med rapporten på de ulike kvalitetsområdene. Den synligjør også feltene under hvert kvalitetsområde i rapporten. Nedenfor forklarer vi kort hva vi mener med de ulike underpunktene
Nedenfor under overskriften "Studieprogramansvarliges rapport og de ulike kvalitetsområdene" har vi samlet lenker til ressurssider for de ulike kvalitetsområdene. Der informerer vi om målstrukturen, sier mer om aktuelle indikatorer og peker på noen aktuelle spørsmål man kan stille seg. Husk å alltid gjøre et utvalg. Hva er viktigst for ditt studieprogram?
Nedenfor under overskriften "Aktuelle maler" finner du malen for studieprogramansvarliges rapport. Under overskriften "Ressurser" og andre ressurser som vil gi deg data for din analyse.
Indikatorer
Kvantitative indikatorer kan gi et situasjonsbilde av tilstanden ved studieprogrammet. Rapportmalen trekker frem noen utvalgte indikatorer som kan danne utgangspunkt for situasjonsanalysen. Disse indikatorene er kun en liten del av det totale bildet. Vi kaller det for primære indikatorer.
En viktig grunn til at akkurat disse indikatorene er valgt er at de representerer en form for "måling" som man faktisk kan gjøre noe med på studieprogramnivå.
Vi ber deg fylle inn de primære indikatorene i feltet "Indikatorer" i rapporten. Det gjør vi fordi det raskt gir fakultetsledelsen en oversikt over studieprogram på fakultetet, og fordi vi tenker at alle studieprogram bør ha en forholdsvis høy bevissthet om disse indikatorene.
Det er ikke alltid de primære indikatorene passer like godt på alle studieprogram. Har du ikke data så skriver du det i rapporten (bruk en strek). Du trenger ikke å kommentere de primære indikatorene under din situasjonsbeskrivelse. Det gjør du kun når de er viktige for kvalitetsarbeidet på studieprogrammet og er en del av det utvalget du prioriterer å jobbe med.
Hvis du bruker noen andre indikatorene i kvalitetsarbeidet på ditt studieprogram kan du fylle dem inn under situasjonsbeskrivelsen i tilknytning til din beskrivelse av utfordringene dere arbeider med.
I de tilfeller hvor du ikke har tall for de primære indikatorene, bør du vurdere hvorfor det er slik. Tenk gjennom hva disse dataene vil gi kvalitetsarbeidet. Har du andre måter å få frem dette i ditt studieprogram? Kanskje du kan vektlegge dette i emneevalueringene? Eller er det kanskje slik at studieprogrammet må motivere studentene slik at de svarer på Studiebarometeret og lignende undersøkelser?
Evaluering
Arbeidet med kvalitet i utdanningen er en kontinuerlig prosess hvor vi identifiserer utfordringer, kartlegger behov og foreslår og gjennomfører tiltak. Det er en fare for at prosessen stopper der. Nye prosjekter og utfordringer tar plass og vi glemmer å reflektere over hvordan tiltaket faktisk har fungert. Vi trenger å lære av de erfaringene tiltaket har gitt oss:
Hva har fungert?
Hva har ikke fungert?
Er det noen konsekvenser av tiltaket vi ikke tenkte på?
Hadde tiltaket den effekten vi trodde det skulle ha?
Ble tiltaket gjennomført på en god måte?
Ble det gjennomført slik vi tenkte at det skulle gjennomføres?
Hvis det ikke ble gjennomført slik vi tenkte, hvorfor skjedde det på denne måten?
Disse og mange flere spørsmål kan stilles. Evalueringspunktet i rapporten er en anledning til å trekke frem deler av den refleksjonen vi har gjort oss. Vær bevisst på hva du tar med!
Hva er de mest sentrale erfaringene vi har gjort oss?
Hvilke erfaringer er viktige å trekke frem med tanke på fremtidige tiltak?
Målgruppen for rapporten er først og fremst studieprogrammet, men evaluering av tiltak (Evaluering) er også nyttige for andre studieprogram, for fakultetsledelse og for sentralleddet i høgskolen. Viktige erfaringer kan for eksempel være med å forme fremtidige såkornsutlysninger.
Situasjonsbeskrivelse
Det er viktig for oss å understreke at verken primære eller potensielle indikatorer vil gi deg hele bildet. Det bildet fremtrer fullt ut når tallene holdes opp mot erfaringene i klasserommet, med emneevalueringer og emneansvarliges rapport som bakteppe, og diskuteres i fagmiljø, med studieadministrasjon og i studieprogramutvalget. Det fullstendige bildet er komplekst. Kvantitative indikatorer og annen informasjon fra ulike undersøkelser, rapporter og samtaler må sees i sammenheng for å kunne gi et bilde av tilstanden i studieprogrammet.
Vi ønsker at du skal gi en kort beskrivelse av denne tilstanden under dette underpunktet. Under hvert kvalitetsområde finner du et sett av relevante spørsmål som kanskje kan hjelpe deg ved å peke på temaer du kan løfte i analysen.
Fremfor alt ber vi deg om å utøve begrensningens kunst. Velg ut det du anser som det viktigste. Valget angir i seg selv en prioritering. Kanskje du da blir utfordret i studieprogramutvalget på valget ditt? Eller kanskje prodekanen vil etterspørre noe? Det kan i seg selv gi en god samtale i studieprogramutvalget, eller med prodekanen. Hva skal vi faktisk prioritere? Beskrivelsen bør nemlig lede frem til tiltak og alt kan ikke gjøres hver gang.
Behov
Situasjonsbeskrivelsen vil antagelig peke på noen behov. Vi skiller mellom utfordring og behov. Utfordring er noe vi ønsker å gjøre noe med. Utfordringene finner vi når vi vurderer indikatorene, lytter til erfaringer, fortolker evalueringer og samtaler sammen i fagmiljø, med studieadministrasjon og i studieprogramutvalget.
For å kunne møte disse utfordringene vil det dukke opp noen behov. Dette er resurser som vi ikke besitter fult ut i dag og som vi trenger for å møte utfordringen. Noen av disse behovene kan man løse internt i studieprogrammet. Man kan for eksempel søke om såkornmidler. Andre krever ekstra ressurser fra institutt eller fakultet.
Dette handler ikke om generelle behov du måtte ha for ressurser i studieprogrammet. Dette er behov som har sin bakgrunn i utfordringer du har beskrevet i situasjonsbeskrivelsen og som du følger opp når du foreslår tiltak. Det er derfor svært viktig at du knytter behovene til den utfordringen du skisserer. Hvis dette er behov du trenger støtte fra institutt eller fakultet for å løse, er det viktig at du understreker dette tydelig, slik at det fanges opp av de rette personer.
Til slutt er det viktig å understreke at dette punktet ikke er en anledning til å la være å foreslå tiltak. Vi lever alle i forholdet mellom det foreløpige og det perfekte. Kanskje er det slik at store endringer ikke er mulig uten at det tilføres ressurser? Hva da med små endringer?
Hva er mulig å gjøre noe med når situasjonen er slik den er?
Hva må vi si at vi ikke kan gjøre noe med før vi får ekstra ressurser?
Gjennom en slik prosess ønsker vi en konstruktiv bevisstgjøring som kan stimulere den gode samtalen, både innad i studieprogrammet og mellom de ulike nivåene i høgskolen.
Tiltak
Vi driver kvalitetsarbeid for å bevare eller øke kvaliteten i utdanningen. For at det skal kunne skje må man lære av erfaring, identifisere utfordring og kartlegge behov, men det er likeså viktig å sette i gang tiltak, og evaluere om disse har fungert etter hensikten. Her ønsker vi at du skal spesifisere tiltakene du vil innføre for å møte utfordringen. Neste år evaluerer du under "Evaluering" om tiltakene har fungert.
Studieprogramansvarliges rapport og de ulike kvalitetsområdene
Hvordan kvalitetsarbeidet ser ut på de ulike kvalitetsområdene er forskjellig. Hvert kvalitetsområde har ulike indikatorer og det finnes flere måter å høyne kvaliteten på. Fremfor alt er utfordringene forskjellige på ulike studieprogram. Vi har samlet noen tips og ideer i en egen håndbok. Her prøver vi å gå litt videre og peke på spørsmål man kan stille seg under de ulike kvalitetsområdene. Vi viser også noen mulige årsakssammenhenger og peker på noen tema man kan arbeide med. En viktig bit er også hvor man kan hente informasjon om ulike forhold. Til slutt viser vi også hvordan forskriftene setter rammene for kvalitetsarbeidet.
Vi nevner ikke emneevalueringene i denne håndboken, men disse er en selvsagt primær kunnskapskilde om studentenes opplevelse på emnenivå, og derfor en viktig kunnskapskilde for studieprogrammet.
Kvalitetsarbeid i utdanningen er en kontinuerlig prosess hvor målsettingen er å fortsette å gjøre det som fungerer, og forbedre det som ikke fungerer så godt.
For å gjøre dette på en systematisk måte forutsetter det at vi er tydelige på hva vi vil bevare eller endre og formulere konkrete tiltak for å møte denne utfordringen. Vi må planlegge godt!
Når det er gjort er vi ikke kommet halvveis. Vi må gjennomføre tiltakene og vi må evaluere hvordan det har gått. Kanskje det er noe vi bør forbedre? Noe som bør gjøres litt annerledes?
Studieprogramansvarliges rapport er en viktig del av denne prosessen
Rapporten fyller en viktig rolle i evalueringen av det vi har gjort (Refleksjon). Den kan også komme med forslag til forbedringer, og vise hvordan noe kan gjøres annerledes. Det gjøres gjennom en refleksjonsprosess via beskrivelse av situasjonen og behov, og som ender med å foreslå tiltak. Sånn sett skal rapporten være en del av den planleggingen vi gjør.
Rapporten har også to andre funksjoner:
Den bør stimulere til samtale i studieprogramutvalget. Samtalen bør lede frem til hvilke tiltak man vil gjennomføre. Når tiltakene er gjennomført bør man diskutere resultatet i utvalget.
Rapporten er også en måte å fortelle resten av organisasjonen hvordan det står til i studieprogrammet, hvilke tiltak som har fungert, hvilke behov man har, og hvilke tiltak man ønsker å igangsette.
Kvalitetsarbeid i utdanningen er en kontinuerlig prosess hvor målsettingen er å fortsette å gjøre det som fungerer, og forbedre det som ikke fungerer så godt.